Los cuatro indicadores de compras que puedes medir sin un área de compras

Todo lo que se publica sobre indicadores de compras está pensado para áreas con varias personas y un sistema. Para un importador que trae unos cuantos contenedores al año y lleva las compras entre otras diez cosas, ese tablero no se va a llenar nunca.

Cuatro números alcanzan. Se anotan en una planilla, uno por pedido, y a los tres o cuatro pedidos ya sirven para decidir.

1. Cumplimiento de fecha

Qué se mide: días entre la fecha de embarque prometida y la real. Un solo número por pedido, positivo o negativo.

Por qué este: es el que más plata cuesta y el que más se olvida. Un proveedor barato que se atrasa tres semanas en cada pedido te obliga a tener más inventario, y ese costo nunca aparece en su cotización.

Cómo se usa: a los tres pedidos ya sabes si el atraso es sistemático. Y si lo es, la conversación con el proveedor cambia: en vez de discutir por qué se atrasó este pedido, discutes por qué su plazo declarado es distinto del real, y le pides que lo ajuste.

2. Tasa de rechazo

Qué se mide: porcentaje de piezas no vendibles sobre el total recibido. Incluye lo rechazado en inspección, lo dañado en tránsito y lo devuelto por clientes.

Por qué este: convierte la calidad en un número comparable entre proveedores. "Este proveedor es bueno" es una impresión; "este proveedor viene con 1,2 % y el otro con 4 %" es un argumento.

Cómo se usa: multiplicado por el valor puesto en bodega, da el costo real de la calidad de cada proveedor. A veces el proveedor más caro por pieza resulta el más barato con este número incluido.

3. Costo puesto en bodega por pieza

Qué se mide: todo lo que costó el pedido, dividido por las piezas vendibles que quedaron. Producto, cargos de origen, flete, cargos de destino, impuestos, despacho, traslado final.

Por qué este: es el único número que se puede comparar contra tu proveedor local, y el único que sirve para poner precio. El precio de fábrica no sirve para nada por sí solo.

Cómo se usa: anotado por pedido, muestra la tendencia. Si sube y el precio de fábrica no cambió, el aumento está en el flete, en los impuestos o en la merma, y saber cuál de los tres es la mitad de la solución.

4. Días de capital inmovilizado

Qué se mide: días entre el anticipo y el momento en que vendes la mercancía. Se puede aproximar con dos fechas.

Por qué este: es el costo invisible de importar y el que explica por qué una operación que parece rentable no deja dinero disponible. Entre el anticipo y la venta pueden pasar cuatro o cinco meses.

Cómo se usa: para decidir el tamaño de los pedidos y para comparar honestamente contra comprar local a crédito.

La planilla completa

Columna	Cuándo se llena
Proveedor y producto	Al colocar el pedido
Fecha de anticipo	Al pagar
Fecha de embarque prometida	Al confirmar
Fecha de embarque real	Al embarcar
Piezas pedidas y piezas vendibles	Al recibir
Suma de todos los costos	Al cerrar el despacho
Fecha de venta del lote	Al agotarlo

Siete columnas. De ahí salen los cuatro indicadores sin ninguna cuenta complicada.

Lo que cambia cuando existen estos números

• La negociación deja de ser sobre el precio y pasa a ser sobre plazo y calidad, que es donde suele haber más margen.
• Se puede comparar proveedores de verdad, no por impresión.
• Se detecta la deriva antes de que sea un problema: un proveedor que empieza a atrasarse o cuya tasa de rechazo sube dos pedidos seguidos está avisando algo.
• Se justifica el gasto en control de calidad con un número propio, no con un argumento general.

Y una ventaja que no se ve hasta que pasa: cuando le muestras a un proveedor su propio historial de cumplimiento, medido y sin reproches, la conversación cambia por completo. Muy pocos compradores lo hacen.