Checklist de bolsillo: qué preguntar en quince minutos de stand

Una feria grande tiene miles de expositores repartidos en varios pabellones. Aunque vayas con la lista hecha, vas a pasar por decenas de stands y en cada uno tienes entre diez y veinte minutos antes de que la conversación se vuelva un intercambio de folletos.

Estas ocho preguntas, en este orden, sirven para decidir si vale la pena una segunda conversación.

Las ocho preguntas

1. "¿Ustedes fabrican esto o representan a la fábrica?"

Primera y directa. Se hace sin rodeos y no ofende: en una feria es una pregunta estándar. La respuesta condiciona todas las demás.

2. "¿Dónde está la planta?"

Ciudad y provincia. Sirve para dos cosas: para saber si está en el distrito industrial que corresponde a ese producto, y para planear una visita si el proveedor avanza.

3. "¿Qué máquina hace esta operación y cuántas tienen?"

Señala el paso más específico de tu producto. Es la pregunta que separa al fabricante del intermediario, porque uno responde de memoria y el otro tiene que consultar.

4. "¿Cuál es el mínimo real para este artículo?"

El de este artículo, no el de la empresa. Y anota si la respuesta viene con una razón técnica o es un número redondo sin explicación.

5. "¿A qué mercados exportan y con qué frecuencia?"

Interesa saber si tienen experiencia con tránsitos largos y con la documentación. No para juzgar el destino, sino para ver si el embarque lo manejan ellos.

6. "¿Cuánto tarda una muestra y cuánto cuesta?"

El tiempo de muestra es un buen indicador de qué tan cerca está la planta de lo que muestran en el stand.

7. "¿Qué certificados tiene este producto y de qué fecha?"

No hace falta revisarlos ahí. Basta con ver si los tienen a mano y si la respuesta es específica del producto o de la empresa.

8. "¿Con quién sigo la conversación cuando vuelva?"

Nombre y contacto directo de la persona, no el correo general. Es lo que hace que el seguimiento exista.

Lo que hay que anotar, sí o sí

Al tercer día vas a tener cincuenta tarjetas y ningún recuerdo de cuál era cuál. Tres cosas, en el momento:

• Una foto que incluya el producto, la tarjeta y el número de stand en el mismo encuadre. Es el truco que resuelve el noventa por ciento del problema.
• Dos líneas en el reverso de la tarjeta: mínimo, precio orientativo y tu impresión en tres palabras.
• Una nota de si fabrica o representa. Es el dato que más se olvida y el que más cambia la conversación posterior.

Las tres señales que valen más que las respuestas

1. Qué muestran en el stand. Un fabricante suele exhibir piezas de su proceso, cortes, materiales, muestras de acabado. Un intermediario exhibe producto terminado y catálogo.
2. Quién atiende. Si hay alguien técnico, la conversación cambia de nivel a la tercera pregunta. Si solo hay personal comercial, todo va a pasar por un intermediario interno.
3. Cómo reaccionan a la pregunta 3. Con orgullo y detalle, o con incomodidad. Esa reacción predice bastante bien cómo va a ser trabajar con ellos.

Qué hacer al volver

El error más común es volver con cincuenta contactos y escribirles a todos el mismo mensaje genérico. Rinde más esto:

• Separar en tres grupos: fabricantes con producto exacto, fabricantes con producto adyacente, y descartados.
• Escribir a los del primer grupo dentro de la primera semana, mencionando el número de stand y algo concreto de la conversación. Después de dos semanas ya nadie se acuerda.
• Mandar a los seleccionados una solicitud de cotización completa, con cantidad, especificación, empaque y destino. La feria sirve para encontrar; el precio real llega después.