Cómo pedir una cotización a una fábrica china y que te contesten

Una fábrica china recibe decenas de correos al día que dicen lo mismo: «Hola, mándame precio y catálogo». Ese correo no se responde, no por mala educación, sino porque no hay nada que cotizar. El vendedor no sabe qué producto es, cuántas piezas quieres, cómo lo quieres empacado ni a dónde va. Cotizar mal cuesta dinero, así que prefiere contestar primero al comprador que le dio datos.

La buena noticia es que la barrera es baja. Con seis campos bien puestos pasas de la pila de correos ignorados a la pila de los que se contestan el mismo día.

Los seis datos que convierten un correo en una cotización

1. Qué es, con una referencia física

Una foto del producto que ya vendes vale más que un párrafo. Si lo compras hoy en México, la etiqueta trasera trae medidas, material, capacidad y a veces hasta el número de modelo original. Fotografía la etiqueta y mándala. Si es una pieza, un plano acotado o incluso un dibujo a mano con tres medidas es suficiente para empezar.

2. Cuántas piezas por modelo

El precio en China depende del volumen por modelo, no del total del pedido. Diez mil piezas repartidas en veinte modelos se cotizan como veinte pedidos chicos, no como uno grande. Dilo desglosado desde el principio y evitas la corrección incómoda a mitad de la negociación.

3. El material y la tolerancia que sí importan

No hace falta una ficha de ingeniería. Basta con señalar las dos o tres cosas que no se pueden mover: el grosor de la lámina, el tipo de plástico, el gramaje de la tela, la capacidad del motor. Todo lo que no especifiques, la fábrica lo resuelve por el camino más barato, y tiene razón en hacerlo: nadie le dijo otra cosa.

4. Cómo lo quieres empacado

El empaque decide el flete. Un producto que viene en caja individual de exhibición ocupa el doble que el mismo producto en bolsa dentro de una caja máster. Si vas a vender en tienda, pide desde ahora la caja de exhibición y define quién imprime la etiqueta. Si vas a distribuir a granel, pide empaque de exportación simple y ahorra metros cúbicos.

5. El destino y el incoterm

Escribe el puerto o la ciudad. No es lo mismo cotizar hasta la puerta de la fábrica que hasta tu bodega en Guadalajara. Si todavía no sabes qué incoterm quieres, pide precio FOB en el puerto más cercano a la planta: es el punto de comparación estándar entre fábricas.

6. Para cuándo lo necesitas

La fecha cambia el precio. Una producción que puede entrar en un hueco de la línea cuesta menos que una que obliga a mover otros pedidos. Si tienes flexibilidad, dilo, porque es una carta a tu favor.

Plantilla que puedes copiar

Este es el esqueleto que usamos al salir a cotizar. Se adapta a casi cualquier producto:

• Producto: descripción en una línea, más foto o plano adjunto.
• Cantidad: piezas por modelo, y si aplica, el escalonado (por ejemplo 1 000, 3 000 y 5 000 piezas) para ver cómo baja el precio.
• Especificación que no se mueve: dos o tres puntos, sin más.
• Empaque: individual y máster, con o sin impresión.
• Destino e incoterm: por ejemplo FOB Shenzhen o DAP Guadalajara.
• Fecha objetivo: mes en el que necesitas la carga en México.
• Qué necesitas de vuelta: precio unitario, mínimo de producción, tiempo desde el anticipo, peso y medidas de la caja máster.

Los dos datos que casi nadie pide y siempre hacen falta

El primero es el peso y las medidas de la caja máster con las piezas dentro. Sin eso no puedes calcular cuántas piezas caben en un contenedor ni cuánto te va a costar el flete por unidad, que muchas veces pesa más en la decisión que el precio de fábrica.

El segundo es qué queda fuera del precio. Pregúntalo con esas palabras. Es la forma más rápida de descubrir que el molde se cobra aparte, que la impresión de la caja tiene un cargo inicial o que la certificación del producto no está incluida.

Cómo leer la respuesta

Una cotización que solo trae precio unitario está incompleta. La que sirve trae al menos precio, mínimo de producción, tiempo desde el anticipo, medidas y peso del empaque, y una nota de qué no incluye. Si te llega solo un número, responde pidiendo lo demás. La forma en que la fábrica reacciona a esa segunda pregunta te dice bastante sobre cómo va a ser trabajar con ella durante los siguientes tres meses.